Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bereitet vielen Vereinsvertretern noch immer Kopfzerbrechen. Das hat sich bei einer Info-Veranstaltung herausgestellt, welche die Projektgruppe Ehrenamt im Rahmen der Bildungsregion Memmingen-Unterallgäu organisiert hat. Etwa 130 Personen nahmen an der Veranstaltung im Landratsamt Unterallgäu teil. Aufgrund begrenzter Platzzahl kamen nicht alle Interessenten zum Zug.
Referent Karl Bosch hob zunächst hervor, die neue europäische DSGVO solle die Bürger vor missbräuchlicher Datenverarbeitung schützen. Jeder kann selbst entscheiden, wer was wann und bei welcher Gelegenheit über ihn weiß. Auch Vereine müssen sich an die strengeren Gesetze halten. Verantwortlich für die Umsetzung ist laut Bosch der vertretungsberechtigte Vorstand.
Grundsatz müsse sein: Nur die für die Mitgliedschaft erforderlichen Daten werden erhoben. Diese Daten dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden.
Die Tipps des Experten:
- Bosch riet den Vereinen, ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen, das einen Überblick bietet, wo im Verein personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet, weitergegeben, gespeichert, verändert oder gelöscht werden. Ein Muster können Vereine auf der Internetseite des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht herunterladen.
- Der Vorstand des Vereins sollte eine Datenschutz-Richtlinie beschließen, riet Bosch. Einen Datenschutzbeauftragten brauchen Vereine nicht. Das hat die Bayerische Staatsregierung im „Bayerischen Weg“ festgelegt.
- Zu klären ist, ob der Verein personenbezogene Daten beispielsweise zur Mitgliederverwaltung an externe Dienstleister weitergibt. Dann müssen die beiden Parteien laut Bosch einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung schließen.
- Die Vereinsmitglieder haben ein Recht, zu wissen, ob und wie ihre Daten verarbeitet werden. Deshalb sollten Vereine klären, wie sie mit entsprechenden Anfragen umgehen.
- Die Funktionsträger des Vereins müssen in Sachen Datenschutz eingewiesen und regelmäßig geschult werden.
- Auf der Internetseite muss der Verein ein datenschutzkonformes Impressum und eine Datenschutzerklärung anlegen.
Der Landkreis Unterallgäu und die Stadt Memmingen sind seit Herbst 2016 Bildungsregion. Mit dieser Auszeichnung haben sich Stadt und Landkreis verpflichtet, mit verschiedenen Projekten die Bildungsangebote in der Region zu erweitern. Daraus entstanden ist unter anderem die Projektgruppe Ehrenamt. Sie organisiert regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen für Vereinsvertreter. Nächstes Jahr wird zum ersten Mal ein Vorstandsführerschein angeboten, eine Seminarreihe für neue Funktionsträger in Vereinen. Zudem erscheint 2019 ein „Wegweiser Ehrenamt“, der viele Fortbildungsangebote und Informationen für ehrenamtlich Engagierte enthält.