Verantwortlich für den Datenschutz im Verein ist der Vorstand.

Ratsam ist es, eine Datenschutz-Richtlinie zu verabschieden.

• Eine Übersicht, was in der Datenschutz-Richtlinie aufgeführt sein sollte, finden Sie hier.
• Ein Muster für eine Datenschutz-Richtlinie finden Sie hier.

Auch kann der Mitgliederantrag um eine Klausel über die Erhebung personenbezogener Daten ergänzt werden. Ein Muster finden Sie hier.

Gibt es hauptamtliche Beschäftigte im Verein, so müssen diese auf ihre Rechte und Pfichten in Sachen Datenschutz aufmerksam gemacht werden - etwa über

• eine Datenschutzklausel im Arbeitsvertrag (siehe Muster),
• eine Datenschutzerklärung (siehe Muster) und
• einen  Hinweis auf die Datenschutzverpflichtung (siehe Muster).

Ja! Vereine nehmen regelmäßig Datenverarbeitungen vor. Sie arbeiten mit personenbezogenen Daten, etwa den Daten ihrer Mitglieder. Entsprechend besteht für Vereine die Pflicht, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Aus diesem soll hervorgehen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.

• Ein Muster-Verzeichnis finden Sie hier.
• Eine ausfüllbare Excel-Vorlage können Sie hier herunterladen.

Ein Datenschutzbeauftragter muss dann benannt werden, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Achtung: Lassen Sie sich nicht verunsichern - bis Herbst 2019 lag der „Grenzwert“ bei zehn Personen. Dies ist auch in einigen Publikationen noch so aufgeführt. Wurde ein Datenschutzbeauftragter benannt, muss dieser der Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Dazu steht ein Online-Verfahren zur Verfügung.

• Mehr zum Thema Datenschutzbeauftragter finden Sie hier.
• Ein Muster zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten können Sie hier herunterladen.

Bei der Veröffentlichung von Mitgliederdaten (zum Beispiel auf der Vereinshomepage oder in einer Mitgliederzeitung) oder der Weitergabe von Kontaktdaten an die Vereinsmitglieder ist vorab eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich. Diese muss nicht schriftlich erfolgen, sie muss aber einen Hinweis auf das Recht auf Widerruf der Einwilligung enthalten. Entsprechend ist eine Einwilligung in schriftlicher Form ratsam.

Keiner Einwilligung bedarf es unter anderem bei der Verwendung von Daten zu Zwecken der Mitgliederverwaltung, zur Begründung und Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses, bei Übernahme eines Vereinsamtes oder bei der Datenübermittlung an Vereine oder Verbände (zum Beispiel wegen Ehrungen oder Starterlaubnissen) oder im Rahmen der Mitgliedschaft im Dachverband.

Vereine sind verpflichtet, Betroffene umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Dies geschieht durch eine Datenschutzerklärung. Diese muss nur zum Zeitpunkt der erstmaligen Erhebung personenbezogener Daten abgegeben werden, also bei der Aufnahme neuer Mitglieder.

Für bestehende Mitgliedschaften gilt: wurden personenbezogene Daten bereits erhoben und den Betroffenen dazu die entsprechenden Informationen gegeben, muss diesen Mitgliedern gegenüber keine Datenschutzerklärung mehr abgegeben werden, außer wenn bisherige Daten um zusätzliche personenbezogene Daten ergänzt werden.

• Eine Vorlage für eine Datenschutzerklärung für Mitglieder finden Sie hier.

Darüber hinaus besitzen Betroffene ein besonderes Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Auf dieses Recht muss der Betroffene zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation hingewiesen werden.

• Ein Muster für den Hinweis auf das Widerspruchsrecht finden Sie hier.

Wenn Vereine Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die mit der Weitergabe von personenbezogenen Daten verbunden sind, muss zunächst geklärt werden, ob die Verantwortung für den Datenschutz beim Verein bleibt oder an den Dienstleister weitergegeben wird.

Bleibt die Verantwortung für den Datenschutz beim Verein, ist der Verein dazu verpflichtet, einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abzuschließen. Außerdem muss der Auftragsverarbeiter (Dienstleister) als Empfänger in der Datenschutzerklärung und im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt werden.

Beispiele für vertragspflichtige Auftragsverarbeitungen:

• externe Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch ein Lohnbüro
• Vergabe von Druckaufträgen einschließlich Auslieferung an Mitglieder
• Speicherung personenbezogener Daten in Clouds
• Wartung von Software mit Möglichkeit des Fernzugriffs
• Hosting einer Internetseite
• Betreuung von Kontaktformularen oder Anfragen

Der Verein sollte beim Auftragsverarbeiter nachfragen, ob dieser eine Vereinbarung als ausformuliertes Vertragsangebot zur Verfügung stellt.

Folgende Bereiche sollten bei einem Vertrag mit einem Auftragnehmer geregelt werden - ein ausführliches Vertragsmuster finden Sie hier:

• Gegenstand der Dienstleistung und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten sowie Kreis der Betroffenen
• Rechte und Pflichten sowie Weisungsbefugnis des Auftraggebers
• Kontaktdaten und –wege der Vertragspartner
• Pflichten des Auftragsnehmers, insbesondere Zweckbindung, keine eigenen Zwecke, Trennung von anderen Datenbeständen, Maßnahmen interner Kontrollen, Kontrollrechte des Auftraggebers
• Mitteilungspflichten bei Störungen und Datenschutzverletzungen
• Einsatz von Subunternehmern
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit (Datenschutzkonzept)
• Verpflichtungen nach Beendigung des Auftrags (Herausgabe, Löschung)
• Vergütung
• Haftung bei Datenschutzverstoß
• Vertragsstrafe

Werden fremde Fachleistungen in Anspruch genommen - wird also mit der Datenweitergabe auch die Verantwortung für den Datenschutz weitergegeben - bedarf es keines schriftlichen Vertrags. Der Dienstleister ist allerdings als Empfänger der Daten zu dokumentieren.

Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Dienstleistungen von Banken für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Postdienste für den Brieftransport
• Beauftragungen von Berufsgeheimnisträgern wie Steuerberater, Anwalt, Wirtschaftsprüfer oder Betriebsarzt mit der Wahrnehmung bestimmter Aufgaben
• Übersendung von Teilnehmerdaten bei Schulungen an externe Trainer, Schulungsveranstalter oder an Tagungshotels

Um den tatsächlichen Risiken bei der Datenverarbeitung zu entsprechen, muss ein angemessenes technisches Schutzniveau hergestellt werden. Die Vertraulichkeit der Daten kann unter anderem durch die Vergabe von Benutzerrechten und Passwörtern garantiert werden. Darüber hinaus sollten aktuelle Antivirenprogramme, Virenscanner oder eine Firewall eingerichtet werden. Auch für die sichere Speicherung der Daten ist zu sorgen.

Organisatorisch ist zu beachten, dass Personen, die im Verein mit der Datenverarbeitung betraut sind, auf den Datenschutz verpflichtet und regelmäßig geschult werden müssen.

• Vorlage einer Datenschutzverpflichtung für ehrenamtliche Mitarbeiter_innen
• Vorlage einer Datenschutzverpflichtung für hauptamtliche Mitarbeiter_innen

Wenn es im Verein zu einer Datenpanne, zum Beispiel zu einem Datenverlust oder unberechtigten Zugriffen gekommen ist, gelten weitgehende Melde- und Informationspflichten gegenüber dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht und selbstverständlich auch gegenüber den Betroffenen.

Dabei gilt: Die Betroffenen müssen unverzüglich darüber informiert werden, das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht möglichst innerhalb von 72 Stunden (möglich ist dies über ein Online-Formular).

Vereine sollten Datenschutzverletzungen sowie die betroffenen Daten schriftlich festhalten. Auch sollte dokumentiert werden, welche Maßnahmen getroffen wurden, um die Datenschutzverletzung oder deren Folgen zu beheben oder abzumildern.

Die Regelung betrifft alle Träger der freien Jugendhilfe, also Kirchen, Religionsgemeinschaften, Verbände und Vereine, aber auch nicht anerkannte Träger wie Initiativen, Gruppen, nicht eingetragene Vereine und andere Personenvereinigungen. Im Unterallgäu beziehen wir alle Institutionen ein, auch Gemeinden, wenn diese Angebote für Kinder und Jugendliche machen.

Alle Träger der Jugendhilfe müssen eine Vereinbarung mit dem Landkreis Unterallgäu treffen. Diese Vereinbarung wird einmalig getroffen und muss nicht erneuert werden, auch nicht bei einem Vorstandswechsel. Diese Vereinbarung müssen auch Vereine treffen, die Jugendarbeit neu in ihr Angebot aufnehmen wollen oder seit kurzem anbieten.

Sie bestätigen damit, den § 72a des SGB VIII umzusetzen. Alle weiteren wichtigen Informationen finden die Träger in der Vereinbarung, die sie hier herunterladen können.

Neu gegründete Vereine, die keine Jugendarbeit anbieten, sollten dies mit einer kurzen E-Mail an jugendpflege(at)lra.unterallgaeu.de bestätigen.

Hat ein Verein eine Vereinbarung geschlossen und bietet jetzt keine Jugendarbeit mehr an, muss er nichts weiter tun.

Ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen müssen alle Personen ab 14 Jahren, die Kinder oder Jugendliche beaufsichtigen, betreuen, erziehen, ausbilden oder einen vergleichbaren Kontakt mit ihnen haben - egal, ob neben- oder ehrenamtlich. Der Träger kann bestimmen, ob bei bestimmten Tätigkeiten ausnahmsweise auf eine Einsichtnahme in das erweitere Führungszeugnis verzichtet werden kann. Wir empfehlen, solche Ausnahmen mit einem Vorstandsbeschluss zu bestätigen.

In der Vereinbarung finden Vereine Kriterien, nach denen sie Tätigkeiten bewerten können. Die Vereinbarung mit den Beurteilungskriterien können Sie hier herunterladen.

Das Führungszeugnis muss alle fünf Jahre neu beantragt und dem Verein vorgelegt werden. Der Verein sollte alle fünf Jahre überprüfen, ob es Personen auf einschlägigen Posten gibt, die noch kein Führungszeugnis vorgelegt haben. 

Im Gegensatz zum einfachen Führungszeugnis stehen im erweiterten auch Verurteilungen

• wegen Verletzung der Fürsorge- und Erziehungspflicht,
• wegen Straftaten gegen die sexuelle Selbstbestimmung,
• wegen Misshandlung von Schutzbefohlenen
• und wegen Straftaten gegen die persönliche Freiheit (z.B. Menschenhandel),

auch wenn diese Straftaten mit einer Geldstrafe von bis zu 90 Tagessätzen oder einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Monaten geahndet wurden. Mehr Informationen zum Führungszeugnis und zum erweiterten Führungszeugnis finden Sie hier.

Sie können das erweiterte Führungszeugnis bei Ihrer Gemeindeverwaltung beantragen. Dazu müssen Sie Ihren Personalausweis oder Pass vorlegen. Das Dokument sendet Ihnen dann das Bundesamt für Justiz zu. Sie können das Führungszeugnis auch direkt beim Bundesamt für Justiz über ein Online-Portal beantragen. Alles Wichtige dazu erfahren Sie auf dieser Seite.

Im Regelfall kostet das erweiterte Führungszeugnis 13 Euro. Wenn Sie ehrenamtlich tätig sind, können Sie sich das aber von Ihrem Verein bestätigen lassen. Mit einer Bestätigung erhalten Sie das erweiterte Führungszeugnis kostenlos. Das gilt auch, wenn Sie eine steuerfreie Aufwandsentschädigung erhalten.

Hier können Vereine den Vordruck für eine solche Bestätigung herunterlanden.

Das ist nicht so einfach möglich, weil dafür eine amtlich oder öffentlich beglaubigte Unterschrift des Antragsstellers nötig ist.

Das Führungszeugnis muss im Regelfall der Vereinsvorsitzende oder eine von ihm bevollmächtigte Person einsehen.

Im Unterallgäu hat das Kreisjugendamt das „Regensburger Modell“ angeregt. Das bedeutet: Ehrenamtlich Tätige können das Führungszeugnis bei der Gemeinde vorlegen. Diese erstellt eine „Negativbescheinigung“, die der Ehrenamtliche dann wiederum dem Träger vorlegt. Der Vorteil: Mitarbeiter einer Gemeinde sind an eine Schweigepflicht gebunden. Und der Träger erfährt nichts über für ihn unbedeutende Eintragungen in das Führungszeugnis. Den Vordruck für eine solche „Negativbescheinigung“ können Sie hier herunterladen.

Trotzdem sollte  der Ehrenamtliche Herr des Verfahrens bleiben. Wenn er nicht möchte, dass der Gemeindebedienstete Kenntnis vom Inhalt des Führungszeugnisses erhält, müssen die Vereine ihm eine Alternative bieten.  

Das liegt im Ermessen der zur Einsichtnahme verpflichteten Stelle. Angemessen wäre ein Zeitraum von drei Monaten, aber im Einzelfall können auch ältere Führungszeugnisse akzeptiert werden.

Nach Ablauf von fünf Jahren sollte erneut ein erweitertes Führungszeugnis angefordert werden.

Schauen Sie, ob es sich um relevante Straftatbestände handelt. § 72a Abs. 1 SGB VIII umfasst folgende Paragraphen des Strafgesetzbuches: §§171, 174-174c, 176-180a, 181a, 182-184g, 184i, 201a Abs.3, 225, 232-233a, 234, 235, 236.

Personen mit entsprechenden Einträgen im Führungszeugnis sollten umgehend von den Aufgaben in der Kinder- und Jugendarbeit entbunden werden.

Setzen Sie ihm eine Frist. In letzter Konsequenz muss ihn der Vorstand jedoch von seinen Aufgaben in der Kinder- und Jugendarbeit entbinden.

Beim „Regensburger Modell“ kann er sein Führungszeugnis ebenfalls der Gemeinde vorlegen. Ansonsten kann der Dachverband Einsicht nehmen.

Name, Datum der Ausstellung des Führungszeugnisses und das Vorlagedatum darf der Träger speichern. Für Vereine haben wir eine Tabellenvorlage angefertigt, die Sie hier herunterladen können.

Das erweiterte Führungszeugnis erhält die Person zurück. Es darf auch nicht kopiert werden. Wenn die Person ihre Tätigkeit beendet, müssen ihre Daten binnen drei Monaten gelöscht werden. Setzt ein Verein eine Person nach Einsichtnahme in das Führungszeugnis nicht ein, müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden. Werden Ehrenamtliche wiederholt eingesetzt, empfehlen wir, deren Einverständnis zur Datenspeicherung einzuholen.

Hat der Vorstand eines Vereins das Zeugnis eingesehen, ist es zulässig, dass er dies der Gemeinde bestätigt.

In diesem Fall kann die Person eine Selbstverpflichtungserklärung unterzeichnen. Eine Vorlage können Sie hier herunterladen. Die Selbstverpflichtungserklärung ist auch sinnvoll bei Fällen mit Auslandsbezug.

Hier hilft die Fachstelle gegen sexuelle Gewalt an Kindern und Jugendlichen weiter unter Telefon (01 60) 92 34 54 28. Die Fachstelle berät zum Thema, vermittelt weitere Hilfen und führt Konfliktgespräche. Außerdem bespricht sie mit Vereinen präventive Maßnahmen, so dass es gar nicht erst zu einem Vorfall kommt.

Das Kreisjugendamt ist sich durchaus bewusst, dass die Umsetzung des §72a SGB VIII für Sie als Vereinsvorstand einen bürokratischen Mehraufwand bedeutet. Trotzdem handelt sich um einen vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Auftrag, der vom Kreisjugendamt Unterallgäu umgesetzt werden muss. Das Ziel, die in Ihrem Verein aktiven Kinder und Jugendlichen bestmöglich vor sexueller Gewalt zu schützen, sollte allen Verantwortlichen am Herzen liegen.